Mandant einrichten & Subscription

qportal ist eine mandantenfähige SaaS-Anwendung auf SAP Business Technology Platform (BTP). Jede Organisation (Mandant) arbeitet in einer vollständig isolierten Umgebung — Ihre Daten werden niemals mit anderen Mandanten geteilt.

Was ist ein Mandant?

Ein Mandant entspricht dem BTP-Subaccount Ihrer Organisation. Wenn Ihre Organisation qportal subscribed, wird automatisch eine dedizierte Datenbank für Ihren Mandanten erstellt und konfiguriert — vollständig getrennt von allen anderen Organisationen. Sie greifen auf qportal über eine URL zu, die eindeutig für Ihre Organisation ist.

Ihr Subdomain wird durch den BTP-Subaccount-Subdomain Ihrer Organisation bestimmt (wird bei der Anlage des Subaccounts festgelegt). Das qportal-Team stellt Ihnen die genaue URL nach der Aktivierung Ihrer Subscription bereit.

Lizenzierte Module

qportal ist in einzeln lizenzierbare Module gegliedert. Welche Anwendungen Ihren Benutzern nach der Anmeldung zur Verfügung stehen, richtet sich danach, welche Module in Ihrer Subscription enthalten sind.

Derzeit sind zwei Module verfügbar:

Modul	Umfang
Audit	Der vollständige Audit-Lebenszyklus, wie er in dieser Dokumentation beschrieben ist — Audit-Planung, Durchführung, Feststellungen sowie Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen
Ursachenanalyse	Strukturierte 5-Why- und 8D-Analysen, aus einer Feststellung heraus oder vollständig eigenständig nutzbar

Das Modul Ursachenanalyse wird unabhängig vom Audit-Modul lizenziert und setzt dieses nicht voraus: Ein Mandant kann eigenständige Analysen führen — Kundenreklamationen, Lieferantenabweichungen — ohne je ein Audit in qportal durchzuführen. Ohne das Modul erscheinen weder die beiden Kacheln noch die beiden zugehörigen Rollen. qportal ist so konzipiert, dass es im Laufe der Zeit weitere lizenzierbare Module unterstützen kann.

Falls Sie nicht sicher sind, welche Module in Ihrer Subscription enthalten sind, wenden Sie sich an Ihren BTP-Administrator oder das qportal-Team.

qportal abonnieren (Subscription)

Voraussetzung: Sie benötigen einen BTP-Subaccount (Consumer) mit den erforderlichen Entitlements für die Module, die Sie lizenzieren möchten. Kontaktieren Sie Ihren BTP-Administrator oder das qportal-Team, um den Subscription-Prozess zu starten.

1. Öffnen Sie das BTP Cockpit und navigieren Sie zu Ihrem Subaccount
2. Gehen Sie zu Services → Service Marketplace
3. Suchen Sie nach qportal Audit Management
4. Klicken Sie auf Create und folgen Sie dem Subscription-Assistenten
5. Nach wenigen Minuten ist die Subscription abgeschlossen und Ihre Mandanten-URL ist aktiv

Nach dem Subscriben ist Ihre qportal-Instanz sofort zugänglich — es ist keine weitere Installation oder Datenbankeinrichtung erforderlich.

Rollen an Benutzer zuweisen

Nach dem Subscriben müssen Sie qportal-Rollen an Ihre Benutzer im BTP Cockpit zuweisen.

Verfügbare Rollen

Rolle	Zweck
AuditManager	Audits und Programme planen, Teams zuweisen, Audit-Lebenszyklus steuern, Maßnahmen verifizieren
Auditor	Audits durchführen, Feststellungen dokumentieren, Maßnahmen erstellen
Auditee	Eigene Audits einsehen, auf Feststellungen antworten, eigene Maßnahmen bearbeiten
MasterDataAdmin	Stammdaten pflegen (Audit-Typen, Org-Einheiten, Personen, Bewertungsschemata, etc.)
MasterDataViewer	Lesezugriff auf Stammdaten (standardmäßig in allen anderen Rollen enthalten)

Rolle zuweisen

1. Im BTP Cockpit: Subaccount → Security → Role Collections
2. Sie sehen die qportal Role Collections (z.B. AuditManager, Auditor, Auditee)
3. Klicken Sie auf eine Role Collection und fügen Sie Benutzer über Edit → Users → Add hinzu
4. E-Mail-Adresse des Benutzers eingeben und speichern

Hinweis: Ein Benutzer kann mehrere Rollen haben. Ein Audit Manager, der auch Stammdaten pflegt, benötigt z.B. sowohl AuditManager als auch MasterDataAdmin.

Das Fiori Launchpad

Nach dem Anmelden landen Benutzer auf dem Fiori Launchpad — einer kachelbasierten Startseite, die den Zugang zu Ihren lizenzierten qportal-Modulen ermöglicht. Jede Anwendung erscheint als Kachel; ein Klick auf eine Kachel öffnet die entsprechende Anwendung.

Das Launchpad ist in Gruppen organisiert, eine je Bereich. Welche Gruppen erscheinen, hängt von den Modulen Ihrer Subscription ab:

Kachel	Gruppe	Zweck
Audits	Audit-Durchführung	Prüfungen planen, starten und abschließen
Prüfprogramme	Audit-Durchführung	Zusammengehörige Audits gruppieren
Feststellungen	Audit-Durchführung	Auditübergreifende Überwachung von Feststellungen
Findings-/Maßnahmen-Analyse	Audit-Durchführung	Trendauswertungen für die Managementbewertung
Meine Maßnahmen, Maßnahmen Workbench	Maßnahmen	Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen verwalten
5-Why-Analysen, 8D-Analysen	Ursachenanalyse	Strukturierte Ursachenanalysen (Modul Ursachenanalyse)
Fragenkataloge	Stammdaten	Wiederverwendbare Prüffragensätze pflegen
Org-Einheiten, Personen	Stammdaten	Organisationsstruktur, Auditoren und Geprüfte
Stammdaten (verschiedene)	Stammdaten	Audit-Typen, Bewertungsschemata, Feststellungskategorien usw.

Hinweis: Nur Kacheln für Anwendungen, die Ihre Rolle erlaubt, sind funktional nutzbar. Falls eine Kachel erscheint, aber eine Berechtigungsfehlermeldung angezeigt wird, bitten Sie Ihren BTP-Administrator, Ihre Rollenzuweisung zu prüfen.

Erste Schritte nach der Einrichtung

Sobald Rollen zugewiesen sind, können Ihre Benutzer sich unter Ihrer Mandanten-URL anmelden. Wir empfehlen folgende Reihenfolge:

1. Stammdaten einrichten — Ihr Master Data Admin konfiguriert:

   • Organisationseinheiten (Org Units)
   • Personen (Auditoren und Auditees)
   • Audit-Typen, Bewertungsschemata, Feststellungskategorien

2. Fragenkatalog anlegen — Ihr Audit Manager erstellt wiederverwendbare Fragenkataloge für Ihre Prüfverfahren

3. Erstes Audit planen — Audit erstellen, Team zuweisen und den Audit-Lebenszyklus starten

Eine Übersicht aller Module finden Sie in der Erste Schritte-Anleitung.

Subscription kündigen (Unsubscribe)

So entfernen Sie qportal aus Ihrem Subaccount:

1. Im BTP Cockpit: Services → Instances and Subscriptions
2. Die qportal-Subscription finden und auf das Löschen-Symbol klicken
3. Löschung bestätigen

Warnung: Das Kündigen der Subscription löscht unwiderruflich alle Daten Ihres Mandanten, einschließlich aller Audits, Feststellungen und Maßnahmen. Exportieren Sie alle Daten, die Sie behalten möchten, bevor Sie die Subscription kündigen.

Häufige Fragen

Kann ich meine Mandanten-URL ändern? Die URL leitet sich vom BTP-Subaccount-Subdomain ab, der bei der Anlage des Subaccounts festgelegt wird und danach nicht mehr geändert werden kann.

Sind meine Daten von anderen Mandanten isoliert? Ja. Jeder Mandant verfügt über eine eigene dedizierte Datenbank. Es gibt keine gemeinsam genutzten Daten zwischen Mandanten.

Kann ich Daten aus einem bestehenden System importieren? qportal bietet aktuell kein Massenimport-Tool. Stammdaten können manuell über die Administrations-Oberflächen gepflegt werden.

Wie füge ich weitere Benutzer hinzu? Benutzer werden über Role Assignments im BTP Cockpit verwaltet. Es gibt keine separate Benutzerverwaltung innerhalb von qportal — das BTP Identity Management ist die maßgebliche Quelle.

Welche Module kann ich lizenzieren? Das Audit-Modul und das Modul Ursachenanalyse sind derzeit verfügbar und für neue Mandanten allgemein zugänglich. Beide lassen sich gemeinsam oder unabhängig voneinander lizenzieren. Für die aktuelle Modulübersicht und Preise wenden Sie sich an das qportal-Team.