Stammdaten
Die Stammdaten enthalten die Referenzwerte, die alle anderen Module verwenden — Audittypen, Bewertungsschemata, Org-Einheiten, Feststellungskategorien und mehr. Diese Daten werden von Benutzern mit der Rolle Stammdaten-Admin gepflegt.
Was gehört zu den Stammdaten?
Abschnitt betitelt „Was gehört zu den Stammdaten?“Organisationseinheiten
Abschnitt betitelt „Organisationseinheiten“Organisationseinheiten bilden die Struktur Ihrer Organisation ab — Abteilungen, Divisionen, Standorte, Produktionslinien usw. Org-Einheiten sind hierarchisch: Jede Einheit kann eine übergeordnete Einheit haben, sodass Baumstrukturen abgebildet werden können (z.B. Unternehmen → Region → Werk → Abteilung).
Jeder Org-Einheit können Standorte (physische Orte, Adressen) zugeordnet werden.
Audits erfordern eine Org-Einheit, um festzulegen, welcher Teil der Organisation geprüft wird.
Personen
Abschnitt betitelt „Personen“Die Personenstammdaten verknüpfen Plattformbenutzer mit ihrer Identität in qportal. Jeder Personeneintrag enthält Name, E-Mail und optional eine Benutzer-ID, die den Benutzer mit dem Identity-Provider verbindet (erforderlich für die persönliche Ansicht Meine Maßnahmen).
Bei der Zuweisung von Teammitgliedern zu einem Audit oder einer verantwortlichen Person zu einer Feststellung oder Maßnahme wird aus der Personenliste ausgewählt.
Audittypen
Abschnitt betitelt „Audittypen“Kategorien zur Klassifizierung von Audits — z.B. Internes Audit, Lieferantenaudit, Kundenaudit, Prozessaudit. Audittypen sind auch mit Fragenkatalogen verknüpft, um sicherzustellen, dass bei der richtigen Auditart die passende Checkliste verwendet wird.
Bewertungsschemata
Abschnitt betitelt „Bewertungsschemata“Ein Bewertungsschema definiert die verfügbaren Bewertungsoptionen, die Prüfern bei der Beantwortung von Fragen zur Verfügung stehen. Jedes Schema hat:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Beschreibende Bezeichnung (z.B. „ISO 9001 Standardbewertungen“) |
| Kürzel | Kurzbezeichnung |
| Optionen | Liste der Bewertungsoptionen (z.B. Erfüllt, Teilweise erfüllt, Nicht erfüllt) |
Jede Option hat:
- Bezeichnung — Anzeigetext für Prüfer
- Punktwert — optionaler Zahlenwert für Auswertung/Aggregation
- Ist konform — ob diese Bewertung als Anforderungserfüllung gilt
Bewertungsschemata werden Fragenkatalogen zugewiesen. Alle Audits mit einem bestimmten Katalog verwenden dieselben Bewertungsoptionen.
Feststellungskategorien
Abschnitt betitelt „Feststellungskategorien“Eine zusätzliche Klassifizierungsschicht für Feststellungen — z.B. Dokumentation, Prozess, Infrastruktur, Kompetenz. Unabhängig vom Schweregrad (der Schweregrad verwendet immer die ISO 9001-Dreierskala: Hinweis, Geringfügige Abweichung, Wesentliche Abweichung).
Feststellungsstatus
Abschnitt betitelt „Feststellungsstatus“Benutzerdefinierte Lebenszyklus-Bezeichnungen für Feststellungen nach internem Prozess. Beispiele: Offen, In Prüfung, Akzeptiert, Abgeschlossen. Diese sind organisationsspezifisch und haben keinen Einfluss auf den automatisierten Audit-Lebenszyklus.
Maßnahmenpriorität
Abschnitt betitelt „Maßnahmenpriorität“Prioritätsstufen für Maßnahmen — z.B. Hoch, Mittel, Niedrig. Jede Priorität kann einen numerischen Gewichtungswert für Sortierung und Auswertung erhalten.
Teamrollen
Abschnitt betitelt „Teamrollen“Rollen, die Audit-Teammitgliedern zugewiesen werden — z.B. Leitender Prüfer, Prüfer, Geprüfter, Beobachter. Die Rolle beschreibt die Funktion der Person im Prüfteam.
Geschäftspartnertypen
Abschnitt betitelt „Geschäftspartnertypen“Kategorien für an Audits beteiligte Geschäftspartner — z.B. Lieferant, Kunde, Externer Prüfer. Verwendet bei Audits mit externen Beteiligten (z.B. Lieferantenaudits).
Wer kann Stammdaten bearbeiten?
Abschnitt betitelt „Wer kann Stammdaten bearbeiten?“Nur Benutzer mit der Rolle Stammdaten-Admin können Stammdaten anlegen oder bearbeiten. Alle anderen Benutzer können die Werte einsehen, aber nicht ändern.
Auswirkungen von Änderungen
Abschnitt betitelt „Auswirkungen von Änderungen“Das Ändern von Stammdatenwerten (z.B. Umbenennen einer Bewertungsoption oder eines Audittyps) betrifft alle bestehenden Datensätze, die auf diesen Wert verweisen. Um die historische Datenintegrität zu wahren:
- Werte archivieren oder deaktivieren, anstatt sie zu löschen
- Jedes Stammdatenobjekt hat ein Kennzeichen Aktiv — inaktive Einträge werden in Auswahlhilfen ausgeblendet, bleiben aber in der Datenbank erhalten
- Das Löschen von Stammdaten, die noch in Audits oder Feststellungen referenziert werden, wird vom System abgelehnt