Audit-Lebenszyklus

Jedes Audit in qportal durchläuft eine definierte Abfolge von Status. Nur bestimmte Übergänge sind erlaubt, um Datenintegrität und eine klare Prüfspur sicherzustellen.

Statusablauf

Entwurf ──► Geplant ──► In Bearbeitung ──► Abgeschlossen ──► Feststellungen veröffentlicht
   │            │               │
   ▼            └───────────────┴──► (Wiedereröffnen → Entwurf)
Storniert
(nur aus Entwurf oder Geplant)

Erlaubte Übergänge

Aktion	Von	Nach	Wer
Planen	Entwurf	Geplant	Audit Manager
Starten	Geplant	In Bearbeitung	Audit Manager
Abschließen	In Bearbeitung	Abgeschlossen	Audit Manager
Feststellungen veröffentlichen	Abgeschlossen	Feststellungen veröffentlicht	Audit Manager
Wiedereröffnen	Geplant, In Bearbeitung oder Feststellungen veröffentlicht	Entwurf	Audit Manager
Stornieren	Entwurf oder Geplant	Storniert	Audit Manager

Hinweis: Stornierte Audits können nicht wiedereröffnet werden. Falls ein Audit versehentlich storniert wurde, legen Sie ein neues an.

Was sich bei jedem Schritt ändert

Entwurf → Geplant

• Das Audit ist offiziell terminiert
• Teamzuordnungen und Fragenkatalog sollten vor diesem Schritt abgeschlossen sein

Geplant → In Bearbeitung

• Die Prüfung beginnt: Prüfer können Fragebogen-Antworten erfassen
• Feststellungen können angelegt werden

In Bearbeitung → Abgeschlossen

• Die Prüfung ist abgeschlossen; Fragebogen-Antworten sind gesperrt
• Feststellungen bleiben im Status Abgeschlossen bearbeitbar — dies ist die Review-Phase, in der Feststellungen vor der Veröffentlichung noch angepasst werden können (siehe Lebenszyklus von Feststellungen)
• Maßnahmen bleiben aktiv und offen

Abgeschlossen → Feststellungen veröffentlicht

• Feststellungen werden offiziell an die Stakeholder kommuniziert
• Dies ist der finale Status für den Prüfungsinhalt

Wiedereröffnen (beliebig → Entwurf)

• Das Audit kehrt für Korrekturen in den Entwurf-Status zurück
• Zuvor gesperrte Daten werden wieder bearbeitbar
• Sparsam einsetzen — gedacht für Korrekturen, nicht für routinemäßige Bearbeitungen

Was Sie in welchem Schritt bearbeiten können

Welche Kopfdaten-Felder Sie ändern können, hängt vom aktuellen Status des Audits ab — so bleiben frühere Planungsentscheidungen nachvollziehbar, sobald die Prüfung begonnen hat.

Feld(er)	Bearbeitbar bis einschließlich
Prüfnummer, Audit-Typ, Fragenkatalog	nur Entwurf — diese Felder definieren das Audit und sollten nicht mehr geändert werden, sobald Antworten existieren
Titel, Org-Einheit, Standort, Geprüfter Partner, Geplanter Start/Ende	Geplant
Lead-Prüfer, Umfang, Zielsetzung, Kriterien	In Bearbeitung
Tatsächlicher Start/Ende	In Bearbeitung
Datum Eröffnungsgespräch, Datum Abschlussgespräch	Abgeschlossen
Alle übrigen Felder	ab Abgeschlossen schreibgeschützt

Wenn Sie ein Feld außerhalb seines bearbeitbaren Zeitfensters ändern möchten, schlägt das Speichern mit einer Meldung fehl, die das Feld und den aktuellen Status nennt. Wenn Sie etwas korrigieren müssen, nachdem das Zeitfenster geschlossen ist, nutzen Sie Wiedereröffnen (siehe oben), statt das zu umgehen.

Wer bearbeiten darf, nicht nur wann

Die Tabelle oben legt fest, welche Felder in welchem Schritt offen sind — wer dieses Zeitfenster nutzen kann, hängt zusätzlich von der Rolle ab. Der Audit Manager kann Kopfdaten in jedem in der Tabelle genannten Schritt direkt bearbeiten. Der Prüfer (Auditor) kann Kopfdaten nur direkt bearbeiten, solange sich das Audit In Bearbeitung befindet — also während der eigentlichen Prüfungsdurchführung —, unabhängig davon, welche Felder in anderen Schritten laut Tabelle eigentlich offen wären (z.B. kann ein Prüfer den Titel nicht ändern, solange das Audit noch Geplant ist, auch wenn das Feld in diesem Schritt grundsätzlich bearbeitbar ist). Außerhalb von In Bearbeitung kann ein Prüfer weiterhin die Status-Aktionen auslösen, für die er berechtigt ist (Starten, Abschließen, Wiedereröffnen, …), und das Audit in jedem Status lesen — direkte Feldänderungen in anderen Schritten sind dort jedoch dem Audit Manager vorbehalten.

Prüfteam-Sperre

Das Prüfteam (Teammitglieder und ihre Rollen) kann weiterhin geändert werden, solange sich das Audit im Status Entwurf, Geplant oder In Bearbeitung befindet — es empfiehlt sich, das Team vor Beginn der Prüfung festzulegen, das System blockiert Änderungen bis dahin aber nicht zwingend. Schreibgeschützt wird das Team erst, sobald das Audit den Status Abgeschlossen erreicht (und bleibt es auch bei Feststellungen veröffentlicht/Storniert) — die Teamzusammensetzung sollte sich nach Abschluss der Prüfung nicht mehr rückwirkend ändern. Siehe Prüfteam & Rollen dazu, wie Sie Teammitglieder zuweisen.

Ein Audit löschen

Ein Audit kann nur im Status Entwurf oder Geplant gelöscht werden. Sobald es in den Status In Bearbeitung oder weiter übergegangen ist, ist Löschen deaktiviert — nutzen Sie stattdessen Wiedereröffnen, falls eine Korrektur nötig ist.

Eröffnungs- und Abschlussgespräch dokumentieren

Gute Prüfpraxis sieht ein dokumentiertes Eröffnungsgespräch zu Beginn der Prüfung sowie ein Abschlussgespräch nach Abschluss der Prüfung vor, bei dem die Feststellungen dem geprüften Bereich vorgestellt werden. Auf der Audit-Objektseite stehen dafür die Felder Datum Eröffnungsgespräch und Datum Abschlussgespräch zur Verfügung.

• Beide Felder sind optional und blockieren keinen Statuswechsel; bearbeitbar bis einschließlich Status Abgeschlossen (siehe „Was Sie in welchem Schritt bearbeiten können“ oben)
• Tragen Sie das Datum Eröffnungsgespräch ein, sobald das Kickoff-Gespräch mit dem geprüften Bereich stattgefunden hat, üblicherweise etwa zeitgleich mit dem Wechsel in den Status In Bearbeitung
• Tragen Sie das Datum Abschlussgespräch ein, sobald die Feststellungen mit dem geprüften Bereich besprochen wurden, üblicherweise vor oder um den Schritt Abschließen

Terminänderung ohne Statuswechsel

Mit der Aktion Neu terminieren können geplante Start- und Enddaten angepasst werden, ohne den Status zu ändern. Diese Aktion ist auch per Drag & Drop in Planungsansichten verfügbar.

Prüfnummer

Das Feld Prüfnummer (auditNo) ist ein Freitext-Feld, das zur Referenzierung externer Auditpläne oder Nummerierungsschemata verwendet werden kann.