Prüfprogramme

Ein Prüfprogramm fasst zusammengehörige Audits zusammen — zum Beispiel alle Audits eines Geschäftsjahres, eine thematische Prüfserie oder alle Lieferantenaudits einer bestimmten Kategorie. Es bildet einen gemeinsamen Planungsrahmen mit gemeinsamem Zeithorizont.

Ein Prüfprogramm erstellen

1. Öffnen Sie Prüfprogramme im Launchpad
2. Wählen Sie Anlegen
3. Geben Sie an:
   • Titel — z.B. „Jährliches internes Auditprogramm 2026“
   • Kürzel — Kurzbezeichnung für das Programm
   • Beschreibung — optionaler Freitext
   • Geplantes Start-/Enddatum — der übergeordnete Planungshorizont
   • Risiken und Ressourcen — optionale Notizen zu Risiken des Programms selbst und den für seine Durchführung benötigten Ressourcen (siehe unten)
4. Optional: Prüfumfang Org-Einheiten zuweisen — die vom Programm abgedeckten Organisationseinheiten
5. Als Entwurf speichern

Audits zu einem Programm hinzufügen

Innerhalb eines Prüfprogramms:

• Verwenden Sie die Aktion Audit anlegen, um ein neues Audit direkt im Programm zu erstellen
• So angelegte Audits sind automatisch mit dem Programm verknüpft

Alle Audits eines Programms sind im Reiter Audits der Programm-Objektseite sichtbar.

Programmlebenszyklus

Prüfprogramme folgen einem eigenen Statusablauf:

Status	Bedeutung
Entwurf	Programm wird geplant; Org-Einheiten und Termine können angepasst werden
Eingereicht	Programm wurde zur Genehmigung eingereicht
Freigegeben	Programm ist offiziell freigegeben; Audits werden durchgeführt
Bewertet	Programm wurde nach Abschluss bewertet — siehe Ein Programm bewerten
Storniert	Programm wurde abgebrochen

Erlaubte Übergänge

Aktion	Von	Nach
Einreichen	Entwurf	Eingereicht
Freigeben	Eingereicht	Freigegeben
Bewerten	Freigegeben	Bewertet
Stornieren	Entwurf	Storniert
Wiedereröffnen	Freigegeben	Entwurf

Wer darf ein Programm einreichen und freigeben

Einreichen und Freigeben sind der Rolle Audit Manager vorbehalten. Ein Prüfer kann ein Programm einsehen, Audits hinzufügen, einen Entwurf stornieren oder ein freigegebenes Programm wiedereröffnen — aber nicht selbst einreichen oder freigeben.

Diese Trennung folgt ISO 19011:2018, 5.3.2 sowie dem Grundsatz der Unabhängigkeit (Kapitel 4): Die Entscheidung, das Jahresprogramm freizugeben — einschließlich Ressourcenzuteilung und Umfang — ist eine Planungs- und Steuerungsverantwortung, die von den Prüfern getrennt bleibt, die die Audits innerhalb dieses Programms später durchführen. Ohne diese Trennung könnte ein einzelner Prüfer sein eigenes Prüfprogramm planen, durchführen und selbst freigeben, was die von der Norm geforderte Objektivität untergräbt.

Prüfumfang Org-Einheiten

Einem Programm können eine oder mehrere Prüfumfang-Org-Einheiten zugewiesen werden, um anzugeben, welche Teile der Organisation abgedeckt werden. Dies dient der Planungstransparenz — es schränkt nicht ein, welche Org-Einheiten die einzelnen Audits innerhalb des Programms verwenden können.

Risiken und Ressourcen

Vor der Freigabe eines Programms empfiehlt es sich, zu überlegen, was das Programm selbst gefährden könnte — nicht die geprüfte Organisation, sondern das Programm als Planungsvorhaben. Nutzen Sie das Feld Risiken und Ressourcen am Programm, um z. B. Folgendes zu vermerken:

• Ressourcenknappheit (nicht genügend Auditorenzeit, um alle geplanten Audits abzudecken)
• Fehlende Auditorenkompetenz für bestimmte Prüfthemen oder Org-Einheiten
• Terminkonflikte mit anderen Geschäftsaktivitäten
• Risiken im Kommunikationsprozess mit den Auditierten

Dies ist ein Freitextfeld als Orientierungshilfe für Programmverantwortliche und Prüfer — das Feld zeigt Beispieltexte als Platzhalter zur Anregung. Es handelt sich nicht um ein formales, strukturiertes Risikoregister.

Ein Programm bewerten

Mit der Freigabe eines Programms ist die Arbeit noch nicht getan — sobald seine Audits durchgeführt wurden, sollte das Programm selbst rückblickend bewertet werden, um Verbesserungsmöglichkeiten für den nächsten Planungszyklus zu identifizieren. Dies entspricht ISO 19011:2018, 5.6, wonach das Auditprogramm überwacht und in regelmäßigen Abständen bewertet werden muss — nicht nur einmalig geplant und freigegeben.

Nutzen Sie die Aktion Bewerten an einem freigegebenen Programm, um diese Rückschau zu dokumentieren. Bevor Sie ein Programm bewerten können:

• Muss es sich im Status Freigegeben befinden
• Müssen alle mit dem Programm verknüpften Audits selbst einen Endstatus erreicht haben (Feststellungen veröffentlicht oder Storniert) — ist noch ein Audit in Bearbeitung, wird die Aktion mit einem Hinweis auf die Anzahl der noch offenen Audits abgelehnt

Beim Bewerten eines Programms:

1. Füllen Sie zunächst das Feld Bewertung mit Ihrer Rückschau aus — z. B. ob die Ziele des Programms erreicht wurden, welche Abweichungen vom Plan es gab und welche Lessons Learned sich für das nächste Programm ergeben
2. Wählen Sie Bewerten
3. Das Programm wechselt in den Status Bewertet, und das System vermerkt, wer die Bewertung durchgeführt hat und wann (Bewertet von / Bewertet am) — dies ist ein nachvollziehbarer Stempel, den Sie nicht selbst setzen

Wie Risiken und Ressourcen ist das Feld Bewertung ein Freitextfeld mit Beispieltexten als Platzhalter — es handelt sich nicht um eine formale, strukturierte Bewertungsmatrix.

Bewerten ist aus denselben Unabhängigkeitsgründen wie Einreichen und Freigeben der Rolle Audit Manager vorbehalten (siehe oben).

Wann Programme vs. Einzelaudits?

Anwendungsfall	Empfehlung
Einmaliges Audit	Eigenständiges Audit erstellen
Wiederkehrende oder thematische Prüfserie	Prüfprogramm anlegen und Audits hinzufügen
Jahresprüfplan	Ein Prüfprogramm pro Jahr, Audits bei der Planung zuweisen

Hinweise

• Das Abschließen eines Programms schließt seine untergeordneten Audits nicht automatisch ab — der Lebenszyklus jedes Audits wird separat gesteuert
• Das Änderungsprotokoll des Programms protokolliert alle Änderungen mit Zeitstempel und Benutzer