Feststellungen erfassen & klassifizieren

Eine Feststellung dokumentiert eine Abweichung, Beobachtung oder ein Risiko, das während eines Audits identifiziert wurde. Feststellungen sind mit einer konkreten Fragebogen-Antwort im Audit verknüpft und können Maßnahmen und Dateianhänge erhalten.

Eine Feststellung erfassen

Feststellungen können nur erstellt werden, wenn ein Audit In Bearbeitung ist.

1. Öffnen Sie das Audit und navigieren Sie zum Abschnitt Fragebogen-Antworten
2. Öffnen Sie die Antwort, bei der Sie ein Problem festgestellt haben
3. Wählen Sie in der Antwort Feststellung hinzufügen
4. Füllen Sie aus:
   • Titel — kurze Zusammenfassung des Befunds
   • Kategorie — klassifiziert die Art der Feststellung (in den Stammdaten konfiguriert)
   • Schweregrad (Pflichtfeld) — ISO 9001-Schweregradklassifikation (siehe unten); jede Feststellung ist per Definition eine Abweichung, daher muss immer ein Schweregrad ausgewählt werden
   • Beschreibung — detaillierte Erläuterung des Befunds
   • Ursache — Analyse, warum die Abweichung entstanden ist
   • Auditkriterium — die konkrete Normklausel oder das interne Verfahren, auf die sich die Feststellung bezieht, ausgewählt aus den Auditkriterien-Stammdaten (siehe Auditkriterien); ist bei der zugrunde liegenden Frage bereits ein Auditkriterium hinterlegt, wird es automatisch vorbelegt, kann aber geändert werden
   • Verantwortliche Person — Person, die für die Behebung dieser Feststellung zuständig ist
   • Fälligkeitsdatum — Termin für die Behebung

Schweregrad der Feststellung (ISO 9001:2015)

Eine Feststellung ist per Definition eine Abweichung, daher verwendet qportal eine an ISO 9001 ausgerichtete dreistufige Schweregradklassifikation:

Schweregrad	Bedeutung
Hinweis	Geringfügiges Problem oder Verbesserungspotenzial; noch keine Nichtkonformität
Geringfügige Abweichung	Einzelner Verstoß gegen eine Anforderung; begrenzte Auswirkung
Wesentliche Abweichung	Systematischer Verstoß gegen eine Anforderung; erhebliche Auswirkung auf das Qualitätsmanagementsystem

Ist eine Fragebogen-Antwort vollständig konform, wird für sie von vornherein keine Feststellung angelegt — siehe Prüfung durchführen zur Klassifizierung von Fragebogen-Antworten.

Der Schweregrad ist von den Feststellungskategorien zu unterscheiden — Ihr Stammdaten-Admin konfiguriert Kategorien als zusätzliche Klassifizierungsschicht (z.B. Prozess, Dokumentation, Infrastruktur).

Anhänge

Sie können Belegdateien (Fotos, Dokumente, Aufzeichnungen) direkt an eine Feststellung anhängen, indem Sie den Abschnitt Anhänge verwenden. Diese dienen als Prüfnachweis für die festgestellte Abweichung.

Maßnahmen zuweisen

Aus einer Feststellung heraus können Sie Maßnahmen zur Verfolgung von Korrekturmaßnahmen anlegen:

1. Öffnen Sie in der Feststellung den Reiter Maßnahmen
2. Wählen Sie Maßnahme anlegen
3. Füllen Sie Titel, verantwortliche Person, Fälligkeitsdatum sowie optional Beschreibung und Priorität aus

Die Maßnahme erscheint für die zugewiesene Person im Modul Maßnahmen.

Ursachenanalyse starten

Eine Maßnahme behebt, was schiefgelaufen ist; eine Ursachenanalyse klärt, warum es dazu kam. Über Ursachenanalyse starten im Kopfbereich der Feststellung öffnen Sie eine strukturierte Analyse direkt aus der Feststellung heraus:

1. Wählen Sie die Methode — 5-Why für eine schnelle lineare Untersuchung, 8D für einen vollständigen Teamprozess (siehe Entscheidungshilfe)
2. Vergeben Sie einen Titel und optional eine Beschreibung dessen, was zu klären ist
3. Wählen Sie OK — qportal legt die Analyse an und springt direkt hinein

Die Feststellung behält im Abschnitt Ursachenanalysen eine Verknüpfung zu jeder daraus gestarteten Analyse:

Eine Analyse ist nicht verpflichtend. Setzen Sie eine Feststellung ohne verknüpfte Analyse auf In Bearbeitung, weist qportal Sie aber darauf hin — ISO 9001:2015 (10.2.1 b) erwartet, dass die Ursache bewertet und nicht nur das Symptom behoben wird. Der Hinweis ist eine Erinnerung, keine Sperre.

Nächste Schritte

• Lebenszyklus von Feststellungen — Statusablauf von Offen bis Archiviert
• Feststellungsübersicht — Feststellungen über alle Audits hinweg verfolgen
• Ursachenanalyse — klären, warum eine Feststellung entstanden ist