Fragenkataloge

Ein Fragenkatalog ist eine wiederverwendbare, versionierte Checkliste mit Fragen, die während eines Audits eingesetzt wird. Anstatt für jedes Audit einen neuen Fragebogen zu erstellen, legen Sie einen Katalog einmalig an und verwenden ihn mehrfach.

Einen Fragenkatalog erstellen

1. Öffnen Sie Fragenkataloge im Launchpad
2. Wählen Sie Anlegen
3. Füllen Sie aus:
   • Titel — beschreibender Name des Katalogs
   • Kürzel — Kurzbezeichnung (eindeutig je Version)
   • Version — Versionsbezeichnung (z.B. „1.0“, „2026-Q1“)
   • Audittyp — für welchen Audittyp dieser Katalog vorgesehen ist
   • Bewertungsschema — legt fest, welche Bewertungsoptionen Prüfer je Frage auswählen können
   • Beschreibung — optionaler Freitext
4. Fragen hinzufügen — siehe unten
5. Den Entwurf aktivieren, wenn der Katalog einsatzbereit ist

Fragen hinzufügen

Jede Frage eines Katalogs hat folgende Felder:

Feld	Beschreibung
Kürzel	Kurzbezeichnung, eindeutig innerhalb des Katalogs
Titel	Der Fragetext, wie er Prüfern während der Prüfung angezeigt wird
Hilfetext	Zusätzliche Hinweise für Prüfer zur Bewertung der Frage
Erwarteter Nachweis	Beschreibung, welche Belege Prüfer suchen sollen
Pflichtfrage	Ob diese Frage beantwortet werden muss
Anzeigereihenfolge	Reihenfolge, in der Fragen erscheinen

Bewertungsschemata

Jeder Katalog ist mit einem Bewertungsschema verknüpft, das die verfügbaren Bewertungsoptionen für Prüfer definiert. Bewertungsoptionen haben eine Bezeichnung, einen optionalen Punktwert und ein Kennzeichen, ob die Option als „konform“ zählt (z.B. „Erfüllt“ = konform, „Nicht erfüllt“ = nicht konform).

Bewertungsschemata werden von Ihrem Stammdaten-Administrator unter Stammdaten → Bewertungsschemata gepflegt.

Einen Katalog in einem Audit verwenden

Bei der Anlage oder Bearbeitung eines Audits wird ein Fragenkatalog ausgewählt. Während der Prüfung (wenn das Audit In Bearbeitung ist) arbeiten Prüfer alle Fragen durch:

• Bewertungsoption aus dem Schema auswählen
• Schweregradklassifikation wählen (Konform / Hinweis / Geringfügige Abweichung / Wesentliche Abweichung)
• Antworttext und optionale Anmerkungen erfassen
• Als Nicht Anwendbar markieren, wenn eine Frage nicht zutrifft
• Direkt aus einer Frage-Antwort eine Feststellung anlegen

Versionierung

Fragenkataloge werden versioniert. Die Kombination aus Kürzel + Version muss eindeutig sein.

Sobald eine Katalogversion aktiv in Audits verwendet wird, sollten keine strukturellen Änderungen mehr vorgenommen werden. Bei Überarbeitungsbedarf:

1. Neue Version mit gleichem Kürzel, aber neuer Versionsbezeichnung anlegen
2. Neue Version für zukünftige Audits verwenden

Bestehende Audits mit der alten Version sind nicht betroffen — sie behalten ihren ursprünglichen Fragebogen und die zugehörigen Antworten.

Wer verwaltet Kataloge?

Fragenkataloge werden in der Regel von Audit Managern gepflegt. Die Rolle Stammdaten-Admin ist nicht erforderlich — jeder Benutzer mit der Rolle Audit Manager kann Kataloge erstellen und bearbeiten.