Audits

Ein Audit in qportal steht für eine einzelne Prüfung oder Untersuchung. Es bringt ein Prüfteam, einen durch eine Organisationseinheit und einen Fragenkatalog definierten Prüfumfang, Feststellungen und Maßnahmen zusammen.

Ein Audit erstellen

1. Öffnen Sie Audits im Launchpad
2. Wählen Sie Anlegen
3. Füllen Sie die Pflichtfelder aus:
   • Titel — ein beschreibender Name für das Audit
   • Audittyp — z.B. Internes Audit, Lieferantenaudit (in den Stammdaten konfiguriert)
   • Organisationseinheit — die zu prüfende Org-Einheit
   • Fragenkatalog — die Checkliste für die Prüfung
   • Geplantes Start-/Enddatum
4. Optional ergänzen:
   • Standort — spezifischer Ort innerhalb der Org-Einheit
   • Geprüfter Geschäftspartner — für Lieferanten- oder Kundenaudits
   • Leitender Prüfer — verantwortlicher Prüfer für dieses Audit
   • Prüfumfang und Prüfziel — Freitext zur Beschreibung von Umfang und Zielsetzung
5. Teammitglieder zuweisen — Personen mit ihren Rollen (Prüfer, Geprüfter usw.) zuordnen
6. Als Entwurf speichern. Das Audit bleibt im Status Entwurf, bis es explizit geplant wird.

Audit-Status

Eine vollständige Übersicht über den Statusablauf finden Sie unter Audit-Lebenszyklus.

Status	Bedeutung
Entwurf	In Vorbereitung; alle Felder und das Team können noch geändert werden
Geplant	Terminiert; Team und Katalog sind festgelegt, Prüfung noch nicht gestartet
In Bearbeitung	Prüfung läuft; Fragebogen-Antworten und Feststellungen können erfasst werden
Abgeschlossen	Prüfung beendet; Feststellungen und Antworten sind gesperrt
Feststellungen veröffentlicht	Feststellungen wurden offiziell an die relevanten Stakeholder kommuniziert
Storniert	Audit wurde abgebrochen; kann nicht wiedereröffnet werden

Dateianhänge

Dateien (Dokumente, Fotos, Belege) können direkt an das Audit angehängt werden — nutzen Sie dazu den Abschnitt Anhänge auf der Audit-Objektseite. Dies ist unabhängig von Anhängen an einzelnen Feststellungen.

Während der Prüfung

Wenn ein Audit In Bearbeitung ist, arbeiten Prüfer den zugewiesenen Fragenkatalog durch. Für jede Frage:

• Bewertungsoption wählen (vom Bewertungsschema des Katalogs vorgegeben)
• Schweregradklassifikation wählen (Konform / Hinweis / Geringfügige Abweichung / Wesentliche Abweichung)
• Antworttext und optionale Anmerkungen erfassen
• Als Nicht Anwendbar markieren, wenn die Frage nicht zutrifft
• Direkt aus einer Frage-Antwort eine Feststellung anlegen, wenn eine Abweichung identifiziert wurde

Einzelheiten zur Erfassung von Feststellungen finden Sie unter Feststellungen.

Änderungsprotokoll

Alle Änderungen an einem Audit — einschließlich Feldänderungen und Statusübergängen — werden automatisch protokolliert. Der Abschnitt Änderungsprotokoll am unteren Ende der Audit-Objektseite zeigt, wer was wann geändert hat.

Nächste Schritte

• Audit-Lebenszyklus — Statusübergänge verstehen
• Feststellungen — wie Sie Feststellungen während der Prüfung erfassen
• Prüfprogramme — Audits in einem Programm bündeln