Audits
Ein Audit in qportal steht für eine einzelne Prüfung oder Untersuchung. Es bringt ein Prüfteam, einen durch eine Organisationseinheit und einen Fragenkatalog definierten Prüfumfang, Feststellungen und Maßnahmen zusammen.
Ein Audit erstellen
Abschnitt betitelt „Ein Audit erstellen“- Öffnen Sie Audits im Launchpad
- Wählen Sie Anlegen
- Füllen Sie die Pflichtfelder aus:
- Titel — ein beschreibender Name für das Audit
- Audittyp — z.B. Internes Audit, Lieferantenaudit (in den Stammdaten konfiguriert)
- Organisationseinheit — die zu prüfende Org-Einheit
- Fragenkatalog — die Checkliste für die Prüfung
- Geplantes Start-/Enddatum
- Optional ergänzen:
- Standort — spezifischer Ort innerhalb der Org-Einheit
- Geprüfter Geschäftspartner — für Lieferanten- oder Kundenaudits
- Leitender Prüfer — verantwortlicher Prüfer für dieses Audit
- Prüfumfang, Prüfziel und Prüfkriterien — Freitext zur Beschreibung von Umfang, Zielsetzung und den Anforderungen (Richtlinien, Verfahren, Normen), gegen die das Audit bewertet wird
- Teammitglieder zuweisen — Personen mit ihren Rollen (Prüfer, Geprüfter usw.) zuordnen; siehe Prüfteam & Rollen für Details
- Als Entwurf speichern. Das Audit bleibt im Status Entwurf, bis es explizit geplant wird.
Audit-Status
Abschnitt betitelt „Audit-Status“Eine vollständige Übersicht über den Statusablauf finden Sie unter Audit-Lebenszyklus.
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | In Vorbereitung; alle Felder und das Team können noch geändert werden |
| Geplant | Terminiert; Team und Katalog sind festgelegt, Prüfung noch nicht gestartet |
| In Bearbeitung | Prüfung läuft; Fragebogen-Antworten und Feststellungen können erfasst werden |
| Abgeschlossen | Prüfung beendet; Fragebogen-Antworten und das Team sind gesperrt. Feststellungen bleiben in dieser Review-Phase bearbeitbar |
| Feststellungen veröffentlicht | Feststellungen wurden offiziell an die relevanten Stakeholder kommuniziert |
| Storniert | Audit wurde abgebrochen; kann nicht wiedereröffnet werden |
Dateianhänge
Abschnitt betitelt „Dateianhänge“Dateien (Dokumente, Fotos, Belege) können direkt an das Audit angehängt werden — nutzen Sie dazu den Abschnitt Anhänge auf der Audit-Objektseite. Dies ist unabhängig von Anhängen an einzelnen Feststellungen. Anhänge können in jedem Status außer Storniert hinzugefügt oder entfernt werden.
Änderungsprotokoll
Abschnitt betitelt „Änderungsprotokoll“Alle Änderungen an einem Audit — einschließlich Feldänderungen und Statusübergängen — werden automatisch protokolliert. Der Abschnitt Änderungsprotokoll am unteren Ende der Audit-Objektseite zeigt, wer was wann geändert hat.
Nächste Schritte
Abschnitt betitelt „Nächste Schritte“- Audit-Lebenszyklus — Statusübergänge verstehen
- Prüfteam & Rollen — Auditoren und andere Teammitglieder zuweisen
- Prüfung durchführen — Fragebogen-Antworten erfassen und Feststellungen anlegen
- Prüfprogramme — Audits in einem Programm bündeln