Prüfung durchführen
Sobald ein Audit den Status In Bearbeitung erreicht, arbeiten Prüfer den zugewiesenen Fragenkatalog durch und erfassen für jede Frage eine Antwort. Dies wird als Prüfungsdurchführung (Fieldwork) bezeichnet.
Eine Fragebogen-Antwort erfassen
Abschnitt betitelt „Eine Fragebogen-Antwort erfassen“Für jede Frage im Katalog:
- Wählen Sie eine Bewertungsoption — die Auswahlmöglichkeiten stammen aus dem Bewertungsschema des Katalogs (z.B. Ja / Nein / N/A oder Erfüllt / Teilweise erfüllt / Nicht erfüllt). Jede Bewertungsoption trägt bereits ihre eigene Konformitätsklassifikation (Konform / Hinweis / Geringfügige Abweichung / Wesentliche Abweichung) — die Wahl der Bewertung klassifiziert die Antwort also automatisch mit; siehe Bewertungsschemata für Details
- Erfassen Sie einen Antworttext, der beschreibt, was beobachtet wurde
- Optional: fügen Sie Anmerkungen für zusätzlichen Kontext hinzu
- Markieren Sie die Antwort als Nicht Anwendbar, wenn die Frage für dieses Audit nicht zutrifft
Eine spontane Frage hinzufügen
Abschnitt betitelt „Eine spontane Frage hinzufügen“Audits verlaufen selten genau nach Plan — während Sie den Katalog durcharbeiten, möchten Sie manchmal etwas fragen, das gar nicht im Katalog vorgesehen war, zum Beispiel als Nachfrage zu einem gerade gezeigten Nachweis. Dafür müssen Sie den Fragenkatalog nicht ändern:
- Wählen Sie am Audit Ad-hoc-Frage hinzufügen (verfügbar solange das Audit im Status Geplant oder In Bearbeitung ist)
- Erfassen Sie den Fragetitel und optional einen Hilfetext als Kontext
- Optional: verknüpfen Sie die Frage mit einem Audit-Kriterium, falls sie sich auf eine bestimmte Anforderung bezieht
- Bestätigen Sie — die Frage erscheint in der Liste der Fragebogen-Antworten wie jede andere, gekennzeichnet als Ad-hoc
Die Antwort erfassen Sie anschließend genauso wie oben beschrieben — Bewertung, Antworttext, Anmerkungen und optional eine Feststellung; die Ad-hoc-Frage ist gegenüber einer Katalogfrage in keiner Weise eingeschränkt. Sie bleibt lokal zu genau diesem Audit — sie wird niemals in den Fragenkatalog selbst übernommen, künftige Audits mit demselben Katalog sind also nicht betroffen.
Eine Feststellung aus einer Antwort anlegen
Abschnitt betitelt „Eine Feststellung aus einer Antwort anlegen“Sie können direkt aus jeder Fragebogen-Antwort eine Feststellung anlegen — auch aus einer vollständig konformen, zum Beispiel um einen Verbesserungsvorschlag zu erfassen, nicht nur bei identifizierten Abweichungen:
- Öffnen Sie die Fragebogen-Antwort
- Wählen Sie Feststellung hinzufügen
- Füllen Sie die Details der Feststellung aus
Die vollständige Feldliste und die Schweregradklassifikation finden Sie unter Feststellungen erfassen & klassifizieren.
Wenn die Prüfung endet
Abschnitt betitelt „Wenn die Prüfung endet“Sobald das Audit in den Status Abgeschlossen wechselt, sind alle Fragebogen-Antworten und Feststellungen gesperrt und können nicht mehr bearbeitet werden. Den vollständigen Statusablauf finden Sie unter Audit-Lebenszyklus.