Action Workbench

Der Action Workbench bietet Audit Managern und Prüfern eine zentrale Ansicht zur Überwachung aller Maßnahmen über alle Audits hinweg — ohne jede Feststellung einzeln öffnen zu müssen.

Wer hat Zugriff

• Audit Manager und Prüfer — vollständiger Zugriff; können jede Maßnahme im Status weiterführen, kommentieren und prüfen
• Geprüfte haben keinen Zugriff auf den Action Workbench; sie arbeiten in ihrem eigenen Arbeitsvorrat Meine Maßnahmen

Eine Maßnahme weiterführen

Sobald die verantwortliche Person eine Maßnahme in Meine Maßnahmen auf Bestätigt gesetzt hat, prüft und finalisiert ein Manager im Workbench den weiteren Lebenszyklus:

Aktion	Von	Nach
Als wirksam markieren	Bestätigt	Wirksam
Abschließen	Bestätigt oder Wirksam	Abgeschlossen
Stornieren	Offen, In Bearbeitung oder Bestätigt	Storniert
Wiedereröffnen	In Bearbeitung, Bestätigt oder Wirksam	Offen

Einen Kommentar hinzufügen

Nutzen Sie die Schaltfläche Kommentar hinzufügen in der Fußleiste, um einen Dialog zu öffnen und einen Kommentar einzugeben. Dies ist dieselbe gemeinsame Kommentarhistorie, die auch in Meine Maßnahmen sichtbar ist — jeder mit Zugriff sieht alle Kommentare, kann aber nur eigene bearbeiten oder löschen.

Wirksamkeitsprüfung

Für Maßnahmen, die eine Wirksamkeitsprüfung erfordern, verfügt die Maßnahme über das Kennzeichen Wirksamkeitsprüfung und ein Freitextfeld Wirksamkeitsnotiz. Füllen Sie diese aus, nachdem die Maßnahme eine Zeit lang in Kraft war, um zu dokumentieren, ob sie die Ursache tatsächlich behoben hat.

Als wirksam markieren funktioniert erst, wenn Wirksamkeitsprüfung angehakt ist — qportal lehnt den Übergang sonst ab, sodass eine Wirksamkeitsprüfung nicht übersprungen werden kann. Nach erfolgreicher Bestätigung trägt qportal automatisch ein, wer die Wirksamkeit geprüft hat und an welchem Datum (basierend auf der ausführenden Person) — für einen nachvollziehbaren Prüfpfad gemäß ISO 9001:2015. Diese beiden Felder — Geprüft von und Geprüft am — werden automatisch gesetzt und können nicht manuell bearbeitet werden.

Planungsansicht

Der Action Workbench bietet zusätzlich eine kalenderartige Planungsansicht, die Managern einen Überblick über bevorstehende und überfällige Fälligkeitstermine über alle Maßnahmen hinweg gibt.

Tipps

• Nutzen Sie die Felder zur Wirksamkeitsprüfung, nachdem die Maßnahme eine Zeit lang in Kraft war, um zu bestätigen, dass die Ursache behoben ist, bevor Sie abschließen
• Verwenden Sie Wiedereröffnen, wenn eine Prüfung ergibt, dass die Maßnahme nicht ausreichend war, selbst wenn sie bereits Bestätigt oder Wirksam war

Nächste Schritte

• Maßnahmenübersicht — Maßnahmenarten und der vollständige Lebenszyklus
• Meine Maßnahmen — der persönliche Arbeitsvorrat der verantwortlichen Person