Lebenszyklus von Feststellungen

Jede Feststellung durchläuft einen festen Lebenszyklus, unabhängig vom Status des übergeordneten Audits. Neue Feststellungen starten mit dem Status Offen. Sie bewegen eine Feststellung über die Aktionsschaltflächen auf ihrer Detailseite weiter — dabei ist jeweils nur die Schaltfläche für den nächsten gültigen Schritt verfügbar:

Status	Bedeutung	Aktion zum Weiterführen
Offen	Feststellung wurde identifiziert und erfasst	Starten → In Bearbeitung
In Bearbeitung	Korrekturmaßnahme wird umgesetzt	Prüfen → Geprüft
Geprüft	Die Korrektur wurde überprüft	Abschließen → Abgeschlossen (setzt voraus, dass die Feststellung zuvor vom Geprüften bestätigt wurde)
Abgeschlossen	Die Feststellung wurde abschließend bewertet	Archivieren → Archiviert
Archiviert	Dokumentation abgeschlossen und archiviert (Endzustand)	—

Mit Wieder öffnen setzen Sie eine Feststellung aus dem Status In Bearbeitung, Geprüft oder Abgeschlossen zurück auf Offen — zum Beispiel, wenn sich bei der Prüfung herausstellt, dass die Korrekturmaßnahme nicht ausreichend war.

Setzen Sie eine Feststellung mit Starten auf In Bearbeitung, ohne dass eine Ursachenanalyse verknüpft ist, weist qportal darauf hin, dass die Ursache noch nicht bewertet wurde (ISO 9001:2015, 10.2.1 b). Das ist ein Hinweis, keine Sperre — die Feststellung wechselt in jedem Fall den Status.

Der Inhalt einer Feststellung (Titel, Beschreibung, Klassifizierung usw.) kann angelegt und bearbeitet werden, solange das übergeordnete Audit im Status In Bearbeitung oder Abgeschlossen ist — in der Review-Phase (Abgeschlossen) sind also noch Anpassungen vor der Veröffentlichung möglich. Sobald das Audit den Status Feststellungen veröffentlicht erreicht, wird der Inhalt aller Feststellungen einschließlich ihrer Anhänge schreibgeschützt.

Der Inhalt einer Feststellung kann auch unabhängig davon früher schreibgeschützt werden: Sobald eine Feststellung selbst den Status Abgeschlossen oder Archiviert erreicht, sind ihr Inhalt und ihre Anhänge gesperrt — unabhängig vom Status des Audits. Anhänge (Nachweise, Fotos) können bis einschließlich Feststellungen veröffentlicht ergänzt werden, solange die Feststellung selbst noch nicht Abgeschlossen oder Archiviert ist — Nachweise treffen manchmal erst nachträglich ein.

Sobald das übergeordnete Audit den Status Feststellungen veröffentlicht erreicht, können auch Geprüfte der betroffenen Org-Einheit die Feststellung — lesend — in der Feststellungsübersicht einsehen. Davor sind Feststellungen nur für Auditmanager und Auditoren sichtbar. Ab diesem Zeitpunkt können Geprüfte die Feststellung außerdem bestätigen oder kommentieren.

Die Bestätigung blockiert Starten oder Prüfen nicht — das Auditteam kann die Korrekturmaßnahme unabhängig davon bearbeiten, ob der Geprüfte bereits reagiert hat, sodass ein nicht reagierender Geprüfter die Behebung nie aufhält. Sie ist ausschließlich Voraussetzung für den finalen Schritt Abschließen: Eine Feststellung kann erst abgeschlossen werden, wenn sie bestätigt wurde — entweder vom Geprüften selbst oder stellvertretend von einem Auditmanager oder Auditor erfasst (z. B. bei einem externen Lieferanten ohne qportal-Zugriff, der die Bestätigung mündlich im Abschlussgespräch erteilt hat).

Eine Feststellung kann nur gelöscht werden, solange sich das übergeordnete Audit noch im Status In Bearbeitung befindet. Sobald das Audit Abgeschlossen oder einen späteren Status erreicht, ist das Löschen deaktiviert — so bleibt die Prüfspur ab Beginn der Review-Phase erhalten.

Änderungsprotokoll

Alle Änderungen an Feststellungen — einschließlich Statuswechsel, Feldänderungen und wer sie vorgenommen hat — werden automatisch protokolliert und sind im Abschnitt Änderungsprotokoll am unteren Ende jeder Feststellung sichtbar.

Nächste Schritte

• Feststellungen erfassen & klassifizieren
• Feststellungsübersicht — Feststellungen über alle Audits hinweg verfolgen