Ursachenanalyse

Eine Feststellung sagt Ihnen, was schiefgelaufen ist. In der Ursachenanalyse erarbeiten Sie, warum — in einer Form, die später nachvollzogen, ausgewertet und geprüft werden kann.

qportal bringt zwei Methoden mit, jede in einer eigenen App: 5-Why-Analysen für eine schnelle, lineare Untersuchung und 8D-Analysen für einen vollständigen Teamprozess. Beide finden Sie im Launchpad in der Gruppe Ursachenanalyse.

Warum überhaupt strukturiert?

ISO 9001:2015 (Kapitel 10.2.1 b) verlangt, die Ursachen einer Nichtkonformität zu bewerten, nicht nur zu benennen. Ein Freitextvermerk wie „Mitarbeiterfehler“ hilft niemandem: Er lässt sich nicht prüfen, nicht über mehrere Fälle hinweg vergleichen, und die Korrekturmaßnahme hat nichts, woran sie ansetzen könnte.

Eine strukturierte Analyse liefert drei Dinge, die ein Textfeld nicht leisten kann:

• eine dokumentierte Argumentationskette, die auch ein Dritter nachvollziehen kann,
• eine Ursachenkategorie (Mensch, Methode, Maschine, Material, Umwelt, Messung), über die wiederkehrende Muster fallübergreifend sichtbar werden,
• Maßnahmen, die mit der Analyse verknüpft sind, aus der sie stammen — und die in denselben Maßnahmen-Listen auftauchen wie alle anderen.

5-Why oder 8D?

	5-Why	8D
Typische Dauer	Minuten bis Stunden	Tage bis Wochen
Wer bearbeitet	Eine Person, ggf. zu zweit	Ein benanntes Team mit definierten Rollen
Typischer Anlass	Eine einzelne Feststellung, eine einmalige Abweichung	Kundenreklamation, Lieferantenabweichung, wiederkehrendes oder sicherheitsrelevantes Problem
Struktur	Eine „Warum?“-Kette mit bis zu fünf Stufen	Acht definierte Schritte (D1–D8), inklusive Sofortmaßnahme und Prävention
Sofortmaßnahme	Nicht Bestandteil der Methode	D3 — ausdrücklich gefordert, noch bevor die Ursache bekannt ist
Wirksamkeitsnachweis	Prüfung vor dem Abschluss	Prüfung vor dem Abschluss, zusätzlich formaler Abschluss mit Signatur (D8)
Ergebnis für den Kunden	Interne Dokumentation	Druckbarer D0–D8-Report (PDF)

Als Faustregel: 5-Why, wenn Sie ungefähr wissen, wo das Problem sitzt, und nur in eine Richtung tiefer bohren müssen. 8D, wenn das Problem beim Kunden angekommen ist, wenn Sie Beteiligte aus mehreren Bereichen brauchen oder wenn Sie einen Bericht herausgeben müssen.

Die Methoden schließen sich nicht aus — der 8D-Prozess enthält in Schritt D4 selbst eine 5-Why-Kette. Wer klein anfängt und später eskaliert, verliert also nichts.

Zwei Einstiege

Aus einer Feststellung heraus. Öffnen Sie die Feststellung und wählen Sie Ursachenanalyse starten. Sie wählen die Methode, vergeben einen Titel — und qportal springt direkt in die neu angelegte Analyse. Die Feststellung behält eine Verknüpfung zu jeder daraus gestarteten Analyse, siehe Feststellungen erfassen & klassifizieren.

Eigenständig. Öffnen Sie die App 5-Why-Analysen oder 8D-Analysen und wählen Sie Anlegen. Das ist der Weg für alles ohne Audit-Bezug: Kundenreklamation, Lieferantenabweichung, aus dem Ruder gelaufene Ausschussquote.

Beide Wege erzeugen denselben Datensatz. Der einzige Unterschied ist, ob das Feld Feststellung gefüllt ist.

Wer darf was

Die Ursachenanalyse hat zwei eigene Rollen, weil die Personen, die ein Problem lösen, oft nicht dieselben sind wie das Auditteam:

Rolle	Darf
Ursachenanalyse-Bearbeiter (Root Cause Contributor)	Analysen anlegen sowie die Analysen bearbeiten, die er selbst angelegt hat oder in deren Team er ist
Ursachenanalyse-Manager (Root Cause Manager)	An allen Analysen arbeiten und — ausschließlich — eine zur Wirksamkeitsprüfung eingereichte Analyse freigeben oder zurückweisen

Die Freigabe liegt bewusst nicht beim bearbeitenden Team: Wer ein Problem untersucht hat, soll nicht selbst bestätigen, dass die eigene Lösung gewirkt hat. Siehe Rollen & Berechtigungen.

Nächste Schritte

• 5-Why-Analyse — die schnelle, lineare Methode
• 8D-Analyse — der vollständige Teamprozess von D1 bis D8
• Lebenszyklus einer Analyse — Status, Wirksamkeitsprüfung und Abschluss