Feststellungen
Eine Feststellung dokumentiert eine Abweichung, Beobachtung oder ein Risiko, das während eines Audits identifiziert wurde. Feststellungen sind mit einer konkreten Fragebogen-Antwort im Audit verknüpft und können Maßnahmen und Dateianhänge erhalten.
Eine Feststellung erfassen
Abschnitt betitelt „Eine Feststellung erfassen“Feststellungen können nur erstellt werden, wenn ein Audit In Bearbeitung ist.
- Öffnen Sie das Audit und navigieren Sie zum Abschnitt Fragebogen-Antworten
- Öffnen Sie die Antwort, bei der eine Abweichung festgestellt wurde
- Wählen Sie in der Antwort Feststellung hinzufügen
- Füllen Sie aus:
- Titel — kurze Zusammenfassung des Befunds
- Kategorie — klassifiziert die Art der Feststellung (in den Stammdaten konfiguriert)
- Schweregrad — ISO 9001-Schweregradklassifikation (siehe unten)
- Status — aktueller Bearbeitungsstatus (in den Stammdaten konfiguriert)
- Beschreibung — detaillierte Erläuterung des Befunds
- Ursache — Analyse, warum die Abweichung entstanden ist
- ISO-Klausel — Verweis auf die relevante ISO-Normklausel (falls zutreffend)
- Anforderungsreferenz — Verweis auf interne Anforderungen oder Standards
- Verantwortliche Person — Person, die für die Behebung zuständig ist
- Fälligkeitsdatum — Termin für die Behebung
Schweregrad (ISO 9001:2015)
Abschnitt betitelt „Schweregrad (ISO 9001:2015)“Eine Feststellung ist per Definition eine Abweichung, daher verwendet qportal eine an ISO 9001 ausgerichtete dreistufige Schweregradklassifikation:
| Schweregrad | Bedeutung |
|---|---|
| Hinweis | Geringfügiges Problem oder Verbesserungspotenzial; noch keine Nichtkonformität |
| Geringfügige Abweichung | Einzelner Verstoß gegen eine Anforderung; begrenzte Auswirkung |
| Wesentliche Abweichung | Systematischer Verstoß gegen eine Anforderung; erhebliche Auswirkung auf das Qualitätsmanagementsystem |
Ist eine Fragebogen-Antwort vollständig konform, wird für sie von vornherein keine Feststellung angelegt — siehe Audit durchführen zur Klassifizierung von Fragebogen-Antworten.
Der Schweregrad ist von den Feststellungskategorien zu unterscheiden — Kategorien werden von Ihrem Stammdaten-Administrator als zusätzliche Klassifizierungsschicht konfiguriert (z.B. Prozess, Dokumentation, Infrastruktur).
Dateianhänge
Abschnitt betitelt „Dateianhänge“Belege (Fotos, Dokumente, Aufzeichnungen) können direkt an eine Feststellung angehängt werden — nutzen Sie dazu den Abschnitt Anhänge. Diese dienen als Prüfnachweis für die dokumentierte Abweichung.
Maßnahmen zuweisen
Abschnitt betitelt „Maßnahmen zuweisen“Aus einer Feststellung heraus können Sie Maßnahmen zur Verfolgung von Korrekturmaßnahmen anlegen:
- Öffnen Sie in der Feststellung den Reiter Maßnahmen
- Wählen Sie Maßnahme anlegen
- Titel, verantwortliche Person, Fälligkeitsdatum und optional Beschreibung und Priorität erfassen
Die Maßnahme erscheint im Maßnahmen-Modul für die zugewiesene Person.
Status von Feststellungen
Abschnitt betitelt „Status von Feststellungen“Feststellungsstatus werden von Ihrem Stammdaten-Administrator konfiguriert und bilden den aktuellen Bearbeitungsstand nach dem internen Prozess ab (z.B. Offen, In Prüfung, Abgeschlossen). Sie sind unabhängig vom Status des übergeordneten Audits.
Sobald das übergeordnete Audit den Status Abgeschlossen oder Feststellungen veröffentlicht erreicht, sind Feststellungen schreibgeschützt.
Änderungsprotokoll
Abschnitt betitelt „Änderungsprotokoll“Alle Änderungen an Feststellungen — Statuswechsel, Feldänderungen, Benutzer — werden automatisch protokolliert und sind im Abschnitt Änderungsprotokoll am unteren Ende der Feststellung sichtbar.